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リファレンスチェックは拒否できる?拒否された場合の企業側の対処の仕方

応募者の採用を行う際に、リファレンスチェックというものを行うことがあります。リファレンスチェックとは、応募者が前職でどのような人物であったか、仕事ぶりはどうであったかなどを企業が応募者側の関係者から確認することであり、近年、これを行う企業は増えてきています。
企業からリファレンスチェックを打診された際に、応募者が拒否をすることは可能なのでしょうか?また、拒否された場合は企業はどのように対応するのでしょうか?

1.応募者がリファレンスチェックを拒否することはできるのか?

・リファレンスチェックを拒否することは可能

企業側からリファレンスチェックを行いたいと伝えられた場合、応募者がそれを拒否することは可能です。個人情報保護法では、本人の同意がないのにも関わらず個人情報を提供してはならないとされているためです。
つまり、リファレンスチェックを行う場合には、応募者本人の同意が必要ですので、本人が拒否した場合にリファレンスチェックを行うことはできません。

・リファレンスチェックは拒否しない方が良い

リファレンスチェックを拒否することは可能とお伝えしましたが、それをするということは、企業側から「何か話していない不都合なことがあるのではないか」、「面接の際に嘘をついたのではないか」と、問題のある人物と疑われかねないため、リファレンスチェックを拒否をすることはおすすめできません。
何か理由がある場合を除いて、リファレンスチェックには応じた方が無難でしょう。応募者が面接、書類上で経歴詐称や何か嘘を伝えていない限り、リファレンスチェックによって採用が取り消されることはありません。

・リファレンスチェックを拒否する必要がある場合

どうしてもリファレンスチェックを拒否せざるを得ない場合があります。現在応募者が別の勤務先で働いており、そこで転職活動が認められていない場合や、前職や現在の勤務先でリファレンスチェックを依頼できる人間関係を築けていない場合、前職で不当な扱いを受けたために辞職した場合などです。
もしもそういったリファレンスチェックを拒否するきちんとした理由があれば、企業側にその理由をしっかり伝えましょう。

・企業が勝手にリファレンスチェックを行なってしまう可能性もある

企業側も応募者の情報を知りたいため、応募者にリファレンスチェックを拒否された場合でも、企業が勝手に行ったり、企業が直接の行わなくても、応募者に繋がりのある外部の人物に依頼をする場合があります。
違法であり公になると問題になってしまうことですが、採用には企業側にも費用や人員の面でのリスクがあり、応募者の採用後に問題が発覚することを避けるために行う可能性があるのです。こういったことはあってはならないことですが、拒否をしても、行われないことが絶対ではないということを考えておく必要があるかもしれません。

2.企業がリファレンスチェックを拒否された場合の対処

・勝手にリファレンスチェックを行うことは違法になる

リファレンスチェック自体は、応募者の同意の上行われるものであるので、違法ではありません。しかし、先ほどお伝えしたように、応募者が拒否をしたにも関わらず企業側が勝手にリファレンスチェックを行った場合は、違法となる可能性が高いです。

・リファレンスチェック以外で応募者の情報を知る方法

拒否をされたらリファレンスチェックをすることはできなくなりますが、企業側としては、応募者が信頼できる人物なのか、経歴詐称をしていないかを確認することで、採用後のリスクを無くしておきたいと考えるのも当然のことです。
リファレンスチェックを拒否された場合、他の方法で応募者の情報を見極めて、面接を行った時の内容を確認することもできます。

  • ①前職より前の勤務先にリファレンスチェックを行う

基本的にリファレンスチェックは前職に対して行うものですが、応募者が何回か転職をしている場合は、前々職の関係者に依頼するという方法もあります。

  • ②応募者に卒業証明書を提出してもらう

卒業証明書、または学歴・成績証明書の提出をしてもらうことで、学歴の裏付けをすることができます。また、提出に拒否なく応じるということは、経歴詐称をしていないと応募者が自信を持っているということなので、その態度も信用できるかを見極める材料にすることができるのです。

  • ③自分以外の別の人物にも面接をしてもらう

自分以外の人物、例えば自分の上司や役職のある同僚などに、もう一度面接をしてもらうという方法もあります。自分の面接のみでは聞き出せなかった情報を聞き取ることができたり、同じような質問でも自分の面接の際に伝えられた内容と異なっていないかを確認できたりするメリットがあります。

  • ④SNSを確認する

あまりおすすめできませんが、応募者のSNSでの発言をチェックするという方法もあります。
応募者が実名でSNSの発信を行っている場合は、検索して簡単に見つかりますし、応募者の本音や過去の仕事に対する考えを見つけることができるかもしれません。しかし、本人のなりすましや同姓同名の人物の可能性があるため、信用しきってはいけません。

3.応募者以外からリファレンスチェックを拒否される場合もある

応募者に許可を得たものの、応募者の前職の企業、応募者が推薦した人物が拒否をすることも良くあることです。どのような理由によってリファレンスチェックを拒否するのでしょうか?

・リファレンスチェックに応じる時間や余裕がない

前職の企業で働いている社員の人数が少なかったり、忙しくてリファレンスチェックに割く時間の余裕がないと拒否をすることがあります。
また、そういった企業は、応募者本人から同意を得ているか確認する余裕がないため、万が一同意を得ていなかった場合のリスクを考慮してリファレンスチェックに対応しない場合があります。

・同意を得ていることが嘘である可能性を考えている

前職の企業にリファレンスチェックを行う際は、本人の同意を得た後に依頼をするのが前提ですが、中には同意を得ていないまま依頼をしてくる企業もあります。依頼をしてくる企業が信頼できるかどうかを判断できないため、同意を得たというのが嘘であることを疑っている場合に拒否をします。

・そもそも本人から許可をもらえばリファレンスチェックをして良いということを知らない

リファレンスチェックをする企業が増えてきているとはいえ、まだまだ行っていない企業も多くあります。そのため、リファレンスチェックの依頼があっても、本人の同意があれば応募者の情報を伝えても良いということを知らない可能性があり、個人情報を守るために拒否をすることも多いです。

3.まとめ

企業からリファレンスチェックを依頼された時には、拒否することもできることが分かりました。しかし、リファレンスチェックを行わないことは、企業にとってもリスクのあることなのです。お互いが気持ちよく働き始めるために、なるべくなら拒否をしない方が良いでしょう。
企業側がもしも応募者からリファレンスチェックを拒否されてしまった時にも、応募者のことを知る手段は他にも考えられます。きちんと応募者の人物像を把握してから、共に働く仲間として迎え入れるようにしましょう。

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