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探偵コラム

違法?合法?リファレンスチェックへの法的拘束力はあるのか!?

「リファレンスチェックって個人情報の漏洩にならないの?」

「法律に抵触しないリファレンスチェックのやり方があれば教えてほしい!」
この記事は、そのような方に向けて書いています。

皆さんは、「リファレンスチェック」という言葉をご存じでしょうか?
リファレンスチェックとは、中途採用者を選考する際に採用候補者の経歴、人柄、能力、トラブル歴、転職理由などの情報について、採用候補者が現在勤務している会社や以前働いていた会社に問い合わせて情報聴取をすることを言います。
現在の日本は、フリーランスや副業など働き方が多様化しており、一人当たりの転職回数も以前より多い傾向にあります。
個人によって働き方や経歴が大きく異なるこの世の中において、リファレンスチェックは時代に即した効率の良い身上把握手段と言えるでしょう。
ですが、まだ採用もしていない段階で個人の経歴や転職理由などを調べることは違法ではないのかと不安を感じている採用担当者も多いのではないでしょうか?
本日は、リファレンスチェックと法令との関係、発生し得るトラブルについて細かく解説をしていきます。

1.リファレンスチェックを行う際に抵触する恐れのある法律とは?

リファレンスチェックを行う際に最も注意しなければならないのは、『個人情報保護法』と呼ばれる法律です。
個人情報保護法には、「用配慮個人情報」と呼ばれる特に取り扱いを注意すべき個人情報についての記載があります。

具体的には、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴など、不適切な取り扱いにより本人に不利益を被る恐れがある個人情報です。
しかし、リファレンスチェックを行う際に取り扱う個人情報の多くが、この用配慮個人情報に該当します。
リファレンスチェックを行う際に対象者に十分な説明をしなかった場合、個人情報保護法に抵触するどころか、他の法令に関わるようなトラブルに発展する可能性は十分に考えられます。

2.違法性の無いリファレンスチェックを行う際のポイントとは?

個人情報保護法に抵触しないためには、取り扱う個人情報一つ一つにおいて本人の同意を得ることが重要です。
リファレンスチェックを行う際にも、採用候補者に対して個人情報を取り扱うことについて十分な説明をし、了承を得なければなりません。
採用候補者の中には、リファレンスチェックという言葉そのものを知らない人がいることも考えられるので、適当な説明のみで調査を実施してしまうと、後々言った、言っていないのトラブルに発展する恐れがあります。
採用担当者は、リファレンスチェックを実施するにあたり、リファレンスチェックとは何なのか、どのような個人情報を取り扱うのか、入手した個人情報をどのように管理し漏洩防止を図るのかを対象者に十分に説明し、それに対して同意を得てから調査を実施するようにしましょう。
また、リファレンスチェックの依頼先については本人が希望するところを選定することが望ましいです。

依頼先に連絡する際は、採用候補者から許可を貰った上で調査を実施していることを十分に説明し、依頼先から不信感を抱かれないように配慮しましょう。

3.適切なリファレンスチェックの実施手順について

リファレンスチェックは採用候補者を内定する前に行うものとし、どこに調査を依頼するのか対象者から希望を取って行います。
リファレンスチェックの方法として、対象者が選定したリファレンス先に直接電話して調査をする方法と、リファレンス先から推薦状を貰う方法などがありますが、なるべく依頼先に負担がかからない方法を選ぶと良いでしょう。
リファレンス先が決定したら、次は誰に話を聞くのかを決めます。
話を伺う相手は、採用候補者が最後に勤務していた部署の上司や同僚など、直近の候補者の仕事ぶりや人間性を良く知っている人物が望ましいです。

ですが、いきなり同僚から話を聞きこんでしまうと、「リファレンスチェックなんて、俺は聞いていないぞ!」と相手の上司から不信感を抱かれたり、不要なトラブルを招いてしまう可能性が高いです。

誰から話を伺うにしても、まずは上司から話を通し、個人情報の漏洩に該当しないことを十分に説明し、依頼相手に安心感を持ってもらうことが重要です。

もし、十分な説明をしても依頼相手が情報提供を渋ったり、リアクションが悪かった場合は、トラブルを回避するためにも無理にお願いすることなく、別のところに依頼する方向で採用候補者と話し合いましょう。

4.リファレンスチェックで発生しがちなトラブルについて

個人情報に関すること以外で、リファレンスチェックを行う際にトラブルになるケースとしてよくあるのが、「リファレンスチェックを行う前に内定してしまう」ということです。

内定とは、採用候補者と企業の間に労働契約が成立している状況とみなされ、正当な理由がない限り、これを取り消すことはできません。

つまり、採用候補者を内定した後にリファレンスチェックを行った結果、虚偽が見つかったり、自社にとって有益な人材ではないと判断した場合でも、内定を取り消せない場合があるということです。

このようなことを回避するためにも、リファレンスチェックを行った後に内定するかどうかを決定するという順番を必ず守る必要があります。

例えば、採用面接を行う際などにリファレンスチェックについての説明をし、同意を得て、その結果次第で内定するかどうかを決める旨を採用候補者に伝える方法がオススメです。

もし、手順を誤って内定後にリファレンスチェックを行い、内定を取り消す判断をした場合には、法律の専門家に相談して指示を仰ぎましょう。

まとめ

・リファレンスチェックは個人情報保護法に抵触するおそれがあるが、本人の同意のもと実施すれば問題はない。

・リファレンスチェックで取り扱う情報の多くが「用配慮個人情報」に該当するため、採用候補者やリファレンス先に対して、十分な説明をし同意を得た上で慎重に調査を進める。
・トラブルを防止するため、リファレンスチェックは採用候補者を内定する前に行う。

以上が、リファレンスチェックと法律に関することのまとめです。
個人情報の取り扱いや適性管理について厳しい時代である今だからこそ、リファレンスチェックはちゃんとした手順を踏んで行わなければなりません。

リファレンスチェックに対する法的拘束力を正しく理解し、適切な情報収集を徹底しましょう。
もし自社だけで適切な情報収集をする自信がない場合は、コンプライアンスについて徹底している探偵など外部の調査会社に依頼するとよいでしょう。

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