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探偵コラム

早期離職を防ぐリファレンスチェックとはどのようなものなのか

優秀な人材だと思って採用しても、様々なミスマッチが原因で早期退職されると、時間と予算の無駄になってしまいます。

相手がどのような人物かを知るためにも面接や試験やエントリーシートだけでなく、リファレンスチェックをする企業が増えています。このリファレンスチェックがどのように実施されているか見ていきます。

リファレンスチェックとは

就職や転職を希望している応募者が提出した履歴書などの書類の内容が、本当に事実と合致しているかどうかを確認し、可能な限りリスクを回避することをリファレンスチェックと言います。

応募者が提出した書類や言動を信じることが大前提ですが、今まで取り組んできた業務実績がどれくらいあるか、性格や人柄などの人物像が書類の内容と合致しているかなどを確認します。

採用リスクを回避する

キャリア採用の応募者がどのような人物か、細部まで見抜かないと採用リスクが伴います。誤った判断で採用したときの実際にどのようなリスクがあるかというと、

・入社早々に退職される
・うつ病などの病気になる傾向が高い人
・ネットに会社のネガティブな悪評を書き込む
・上司からの叱責やアドバイスなどに耐えられない人
・ギャンブルや消費者金融などからの借金など金銭的にだらしない
・できる部分とできない部分の差が激しい

などが挙げられます。

しっかりふるいにかけて採用者を選んでも、後からこのようなリスクが発生することが増えているからこそ、リファレンスチェックをして可能な限り採用リスクを低減させることが求められます。

チェックが行われるタイミング

採用リスクを低減させることが求められる企業にとって、採用後にリファレンスチェックをしても意味がありません。
どのタイミングでチェックがベストかというと、内定前に実施します。

オファーレターを送る前に実施しないと、書面で残るので後からトラブルの原因にもなります。そうならないためにも内定を出す前にリファレンスチェックをするのが望ましいです。

応募者が嘘をついてなければチェック後に不採用になることは少ないです。
しかし稀に経歴を詐称していたり、重大なトラブルを隠していることもあるので、チェック後に発覚したら入社する前に採用を取り消すことができます。

リファレンスチェックのやり方

リファレンスチェックの実施方法は大きく分けて2種類あります。今までは電話やメールで確認することが主流でしたが、インターネットの普及に伴って、リファレンスチェックのサービスを利用して確認する方法を利用する企業も増えています。

本人の承諾を得る

最初に採用担当者が入社を希望する候補者に対してリファレンスチェックをする旨を説明し、必ず承諾してもらう必要があります。本人の承認を得ずに勝手にリファレンスチェックをすることは許されません。

採用を検討している人物に承諾してもらう内容は、前に勤務していた会社から情報を入手すること、なぜチェックするのかその目的を伝えること、情報提供を受けたらその内容の同意を得ることが求められます。

担当者の連絡先を教えてもらう

承諾を得たら次にチェックをする担当者の連絡先を教えてもらいます、そして連絡をして先方の都合を聞いて、日程調整をしてからリファレンスチェックを実施する日を決めてください。
こちらの都合で日にちを決めるのではなく、あくまでも先方の都合に合わせて実施してください。

質問をする内容をまとめておく

質問をする内容が重要です。事前に経歴や実績の内容に虚偽がないかを判断できる質問を用意してください。それだけでなく採用後に必要なスキルの確認や、コミュニケーションや調和性などの人物像も確認できる質問をしてください。

最後に質問をして聞いた内容のレポートをまとめてください。・先方の誰に実施したのか、その人は上司、同僚、取引先などどのような関係があるか、・後から確認するための質問内容を・その質問に対する回答結果・本当に採用して問題ないかの総評をまとめます。

外部業者に委託をする

リファレンスチェックを外部業者に委託する方法もあります。様々なシステムを活用して採用の悩みを解決してくれます。スタッフが直接聞き取りや質問をすることもありますが、求人を募集している企業が、オンライン上で全て完結できるようなサービスも人気があります。

正しい方法で外部業者に委託することで、採用を検討している人物が経歴を詐称していないか確認することができるメリットだけでなく、自社が求める人物像にマッチしているかを判断することができます。すぐに離職されないためにも、そして職務経歴通りの人物かどうかの判断基準になります。

どのような質問をすれば良いか

リファレンスチェックをする相手に、どのような質問をすれば良いか考えてください。

一般的な質問内容は大きく分けて人物像とスキルの確認が求められます。
・どのような性格か、
・コミュニケーション能力に長けているか、
・長所や短所、
・問題解決能力があるかどうか、
・リーダーシップがあるか、
・部下に対して指導能力があるかどうか、

などを質問します。

履歴書や職務経歴書に偽りが無いか確認するだけでなく、実際に内定を出して入社してから、会社で求めていたスキルが不足しないかどうかも確認することができます。

正しい質問をすることで、人物像を理解するだけでなく、候補者と企業とのミスマッチの軽減が期待されます。今の時代でも様々な情報やシステムを駆使しても、対象者が本当に求めている人材かどうかを面接だけで判断するのは限界があります。

だからこそ、候補者の発言などを全て信じるのではなく、リファレンスチェックで正しい質問をして企業側でも情報を精査することで、会社で求めるスキルや人物像と合致しているか判断することができます。

まとめ

採用後に思ったように働いてくれないと会社としてリスクしかありません。
この問題を解決するためにも、能力や性格が事実と合っているか積極的にリファレンスチェックをしてください。

それが経営リスクを軽減させることにも繋がり、より良い採用に繋がります。

リファレンスチェックをする際には、探偵などの外部の調査機関に依頼することも検討しましょう。

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