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探偵コラム

リファレンスチェックは個人情報保護法との兼ね合いに注意!こんなチェックは違法!

リファレンスチェックは企業が中途採の選考を行う際、採用リスクを最小限に抑える為にも非常に重要なものです。
書類面接では得ることの出来ない人物像、前職での在籍期間や実績などを採用企業また委託業者によってヒアリングしていきます。

ただし、リファレンスチェックをする際に注意しなければいけないことがあります。
それは個人情報保護法に触れてはいないかという点です。
個人情報の取り扱いを十分に注意しながら、リファレンスチェックを実地していかないと法に触れてしまう可能性が十分に考えられます。
それが仮に意図しない理由であろうと、実際に起きてしまい発覚した時点で罰則を受けることがあるのです。

1.リファレンスチェックによる個人情報保護法の注意点

リファレンスチェックを行う際に、必ず気をつけなければいけないのが個人情報保護法に触れていないかという事です。
これは個人情報保護法第23条にもある通り『依頼先は本人(求職者)の同意を得ないで、個人データを採用企業へ提供してはならない』というものがあります。
リファレンスチェックを行う際は求職者へ伝え、同意を得る必要があります。
採用企業側、そして依頼先は間違っても求職者に秘密で情報を提供しあってはいけません。
この場合は法律に触れてしまうことになります。

そして、もう1つ忘れてはならないのが職業安定法です。
求職者のバッウグラウンドを採用調査の対象にする際、職業安定法第5条の4で『採用活動において個人情報を収集する際、収集出来る情報に制限がある』としています。

ここで紹介するのは、本人の同意が得られていない情報、又は本人からの直接提供ではない情報の場合。これらは原則として認められません。

1つ目に人種や民族、社会的身分など社会的差別の原因になりえる情報。
職業や収入、資産、容姿など差別へとつながるものです。

2つ目に思想や信条
支持政党、愛読書、人生観など。

3つ目に労働状況
勤怠や日頃の勤務態度、前職の上司や同僚、部下などに電話などで確認をします。

これらを本人の同意なしに情報収拾すると、違反とみなされ改善令や行政指導の対象にあたる場合があります。
違反している場合、罰則6ヶ月以下の懲役、または30万円以下の罰金が課せられる可能性があるため注意が必要です。
そのためにも、採用企業側だけでなく、第三者の依頼先が法律に触れずに情報収拾や提供を行なっていなければなりません。

2.個人情報に注意しながらリファレンスチェックを行う

個人情報を取得する際、個人情報保護法に引っかからないように実地し、情報を取得しなければいけません。
そのためにはどうすれば良いのか、2つの方法をご紹介していきます。

まず1つ目に、第三者である依頼先を求職者本人に決めてもらう方法です。
これはリファレンスチェック実地の同意を求職者から得た後、求職者にリファレンスチェックの依頼先である第三者を選んでもらうという方法です。
この場合、依頼先には求職者の現職又は前職の元部下、元同僚、元上司の一緒に働いていた第三者となります。

依頼先が決定したら、求職者から依頼先の電話番号やEメールアドレスなどの情報をもらい連絡をします。
しかし、ここで注意しなければいけない点があります。
それは求職者からリファレンスチェックの依頼先の情報を提供してもらう場合、採用企業側は、事前に依頼先にその旨と同意を得なければいけないという事です。
求職者にリファレンスチェック実地を説明するのと同様、依頼先にも事前にしっかりと説明することが必要です。
この過程を疎かにすると、依頼先から不信感を抱かれてしまう原因となってしまいます。

2つ目に、求職者にリファレンスチェック実地の同意を得ることです。
今やリファレンスチェックは一般的に行われるようになりましたが、現在でもその内容や意味を知らないという人は多くいます。
そのため、実地目的や調査方法などを事前に説明、必要であればまとめた資料やデータを渡してから実施していきます。
求職者には十分な内容の理解と実地の前の同意を得ることが重要です。

ここでも気をつけなければいけない点があります。もし、リファレンスチェックを採用企業では行わずに、探偵など外部の調査会社へ委託する場合です。
その委託先へ求職者の情報を提供することになりますが、この時にも必ず事前に求職者へリファレンスチェックを調査会社へ委託すること、そして情報を委託先へ提供する事を伝え同意を得なければなりません。
その際、会社側は『求職者がこの情報提供に同意した』という証拠となる物を保管しておくことが必要です。
そうしなければ、後々個人情報に関するトラブルが起きてしまう可能性が十分にかんがえられるからです。

3.個人情報に関係する問題やトラブルとは?

事前にどのような問題やトラブルの例があるのか、知っておく必要があります。

まず採用企業がリファレンスチェックを外部の会社へ委託した場合です。
この委託会社が万が一、個人情報保護法や職業安定法を無視して情報収拾をした場合、その違反行為は依頼した採用企業側にも責任が及ぶ可能性があります。

さらに求職者からリファレンスチェックの同意を得ていたとしても、注意すべき事があります。

それは求職者が現在、どこかの企業で勤務している場合です。
不用意にリファレンスチェックの電話をかけた事で転職活動をしていることが周りに知られてしまい、トラブルへと発展する場合があります。
この結果、転職するのが難しい状況になってしまい求職者側から辞退されてしまうということがあるのです。

SNSを使った情報収集も例外ではありません。
情報収集において、身近なもので情報収集が出来てしまうTwitter・Facebook・instagram。
これらを利用して求職者の同意なしに、本人のアカウント情報、又は求職者の知り合いを調べていき情報収集する行為はプライバシーの侵害や個人情報保護法に触れる可能性が十分に考えられます。
求職者の同意なしに、意図しない情報を取得してしまう可能性もあり、発覚してしまえば大きなトラブルへと発展します。

まとめ

リファレンスチェックを行う際、個人情報の収集方法には採用企業は様々な注意点をしっかり把握し相手の理解と同意の元で行っていくことが重要です。
仮に外部へ委託する場合、委託会社が個人情報保護法、又は職業安定方に触れずにリファレンスチェックを行なっているか注意を払うことが必要となります。
採用企業の個人情報保護法へ対する理解、求職者のリファレンスチェックの内容の理解と同意がトラブルを防ぐ最善策であることがいえます。

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