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リファレンスチェック

リファレンス調査とは

リファレンスチェック

「リファレンスチェック(Reference check)」は、採用を行う企業が、採用しようとしている人物に対して調査をすることです。
リファレンスには英語で、「身元照会、信用照会」を意味し、職務経歴書の記載内容に虚偽がないか等、応募者の信用を第三者に確認する方法です。
リファレンスチェックの方法として、応募者が「この人に問い合わせてほしい」というリファレンス先を提示し、その人に採用企業側が電話などで連絡してヒアリングする場合が一般的です。ヒアリングは、職場の上司、先輩や同僚などから行います。
尚、正確を期すため、通常、リファレンス先は1人ではなく、複数の人から確認を取ることになります。

アメリカなどの海外企業や外資系企業では、リファレンスチェックは広く行われており、採用選考プロセスの最終段階の業務として組み込まれているケースもあり、経営層や管理職クラスの重要ポジションに就く人材の採用時にも多く実施されているようです。
リファレンスチェックは、身元確認というよりも、求職者のビジネス上の能力をあらかじめ確認することが目的です。
近年は、日本でも役員等の幹部を社外から登用する際、リファレンスチェックを行うケースが増えてきています。重要なポジションを任せる人材であればあるほど、第三者に照会して採用のリスクを軽減しておくことは重要になると思われます。

リファレンスチェックを行う場合

実際にリファレンスチェックを行う場合、まず採用候補者にリファレンス先(推薦者=前勤務先の上司や同僚など)を3件~5件ほど通知させます。
それから、採用する会社の人事担当者やリファレンスチェック業者がリファレンス先に連絡を取り、取材をします。
取材の方法については、電話取材が基本となりますが、電子メールでの連絡やオンラインのアンケートフォームで回答を求める方法もあります。
リファレンスチェックは、原則として採用候補者の同意を得た上で行います。
採用候補者の同意なく、チェックを行っても構いませんが、日本では個人情報保護法があるため、採用候補者の調査の同意がないと確認が出来ない場合があります。

外資系企業を中心にリファレンスチェックの採用調査の手法が日本でも浸透しつつありますが、採用候補者はリファレンス先として、関係が良好だった知人のみを選びますので、重要なリスク情報が得られないのではないかとお考えになるかと思います。
確かに、採用候補者がりリファレンス先に事前に連絡するため、ネガティブな情報を口外しないように根回をする可能性があります。
根回しをされたら、肝心なことを聞くことが出来ずに、意味がないということになるかもしれません。

但し、リファレンスチェックにより、採用候補者の人間関係や人望の有無を確認する目安にもなります。
どういうことかというと、採用候補者の立場からすると、推薦者を3人用意することは容易ではありません。
過去の勤務先でトラブルを起こしていれば、推薦者として申告することが出来なくなります。
仮に過去の複数の職場でトラブルを起こしていたなら、推薦者を自己申告すること自体が不可能となります。
リファレンス先を選べなければ、採用の審査が進まない為、ネガティブな評価を受けることを覚悟して前勤務先の上司などを推薦者に選ぶか、そうなる事を恐れ、求職を辞退することを選ぶかもしれません。
又、リファレンス先を3件以上ピックアップできるということは、過去に良好な人脈を築いてきたことの証にもなります。
リファレンスチェックの結果以外でも、リファレンスチェックを採用候補者に依頼することで、その人の人望を確認すること出来るのです。

リファレンスチェックのタイミング・方法

リファレンスチェックのタイミングは、書類選考段階~内定後と企業によって幅がありますが、最終選考の残った人物に対して、チェックを実施するのが通例です。
繰り返しになりますが、リファレンスチェックとは、中途採用を行う過程で、採用予定者の前職での勤務状況や人物などについて関係者に問い合わせることです。
主に電話で行うケースが多いですが、書面や面接、電子メールを用いるケースもございます。
実際のチェックは、企業が直接行う場合と外部に委託して行う場合がございます。
外部委託をする理由としては、人事担当者に余計な負担をかけさせない、社内ではリファレンスチェックの経験がない、リファレンス先に採用予定企業の名称を伝えなくて済む、採用しなかった場合でも外部委託なら気まずさが少ない等があります。

リファレンスチェックは、基本的には採用候補者に無断で行うものではなく、了解を得た上で実施します。
リファレンス先として誰に依頼するかは重要で、求職者の仕事ぶりについて詳しい人でなければあまり意味はありません。
採用候補者がリファレンス先を紹介する際には、少なくとも2人以上で、リファレンス先としてお願いする相手は、単に同じ企業で働いていた人物というだけでなく、仕事内容がわかる同僚や評価をする立場にいた上司が望ましいです。
採用候補者が上級管理職だった場合には、部下に話を聞く場合もあります。
リファレンス先の相手には、採用候補者から十分な説明をして理解を得ておかないと、スムーズに進まない可能性があります。
前職の会社がリファレンスについて知識と理解が少ない場合、他人の情報を勝手に話すことに抵抗感があるとして、協力が得られにくいこともあります。

リファレンスチェックの目的は、ミスマッチを防ぐことになります。
リファレンスチェックをすることによって、前職でどのようにコミュニケーションをとっていたのか、職務遂行能力はどの程度あるかなどを確認し、企業が求める人材とのミスマッチを防ぎます。
その他にも書類や面接でわからない部分を確認することが出来ます。
採用候補者が、自分に都合の悪いことなどを話さないことはよくあるかと思いますが、リファレンスチェックで、書類や面接では書きにくいことや話しにくいこと、説明しきれないことを確認するという目的もございます。
企業との信頼関係を構築する側面もあります。採用候補者の経歴が正しいということを第三者の証言によって裏付けることが出来ます。
採用候補者にとっても、申告内容にウソがないことを確認してもらえるため、信頼関係が構築しやすくなります。

リファレンスチェックの質問例

リファレンスチェックでは、どのような質問がされるのか、よくある例をいくつかご紹介いたします。

勤務状況に関するもの

  • 勤務期間はいつからいつまでか?
  • 役職や職務内容は間違いないか?
  • 以前にどこかで勤務していたという話は聞いていないか?

勤務態度やコミュニケーション、人物に関するもの

  • 周囲とのコミュニケーションは良好か?
  • 行動がつかめないことはなかったか?
  • 上司や部下との折り合いが悪いと思うことはなかったか?
  • 遅刻や欠勤は多くないか?
  • 採用候補者との関係は?
  • ひと言でいえばどのような人物か?

職務能力に関するもの

  • 主な実績は?
  • 問題やトラブルが生じたときの対応は?
  • 仕事のやり方に無駄があると思ったことは?
  • 今後も一緒に働いてもよいと思うか?
  • リーダーシップを感じる人物か?

採用担当者からみたリファレンスチェックのポイントについて

個人情報保護法に抵触しないようにしなければなりません。
2015年の「個人情報の保護に関する法律」の改正によって、求職者の個人情報の取り扱いにはより注意が必要になりました。
第2条第3項に規定される「要配慮個人情報」には特に注意が必要となります。
要配慮個人情報とは、主に以下の6項目の他、本人が差別や偏見といった不利益を生じないように特別に配慮が必要な個人情報です。

  • 人種
  • 信条
  • 社会的身分
  • 病歴
  • 犯罪の経歴
  • 犯罪により害を被った事実

個人情報保護法第17条第2項に規定されている場合を除き、要配慮個人情報の取得には本人の同意が必要で、採用活動は除外に該当しない為、同意なく取得することは出来なくなっています。

個人情報保護法第17条

第十七条 個人情報取扱事業者は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。
2.

個人情報取扱事業者は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない。

  1. 法令に基づく場合
  2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
  3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
  4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
  5. 当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、第七十六条第一項各号に掲げる者その他個人情報保護委員会規則で定める者により公開されている場合
  6. その他前各号に掲げる場合に準ずるものとして政令で定める場合(取得に際しての利用目的の通知等)

リファレンスチェックの結果の活用について

内定取消には注意が必要です。
リファレンスチェックの結果、虚偽があった場合などは、内定取消を検討することがあるかと思いますが、内定取消には注意が必要です。
内定を出した時点で、労働契約が成立したと見做されます。
労働契約には解約権がついてはいますが、「事情によっては内定を取り消せる」だけに過ぎないので、リファレンスチェックに引っかかったからといって、どのような理由でも内定取消ができるわけではありません。
少なくとも、内定を取り消す「合理的な理由」があるといえる重大な経歴詐称等の理由が必要で、何が合理的で何が重大かについては、個々に法律の専門家による検討が必要となります。

リファレンスチェックは、内定前なら採否の判定材料として使うことが出来ます。
内定後であれば、採用後の円滑な仕事のための参考資料として使うことが出来ますので、今後の為にもリファレンスチェックを是非ご検討下さい。

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